小さな会社の社員が成長する仕組みを作る社労士小林のブログ


まだまだ使い勝手の悪い電子申請


スタート当時よりは大分使いやすくなった厚生労働省の適用関係の電子申請ですが、まだまだ不便で使い勝手の悪いことといったら・・・

以下、社労士の立場から、使い勝手が良くなったことと良くならないことをまとめてみました。

まず良くなったことから。

 複数の事業所の複数の手続きが一括して申請できるようになったこと
これは大変な進歩です。例えば、X社のAさんの社会保険資格取得届、扶養届、雇用保険資格取得届、Bさんの社会保険資格喪失届、離職証明書とY社のCさんの離職証明書、Dさんの住所変更届が同時に申請できるようになったということです。

 事業主や社員から提出代行証明書や委任状に捺印さえもらえば、その画像ファイルを添付するだけで、扶養届や離職証明書まで電子申請できるようになったこと
かつて、離職票を発行するには、ハローワークまで持参しなければなりませんでした。それが、郵送可能になり、電子申請までできるようになったことは本当に喜ばしいことです。

つぎに、まだまだ使い勝手が悪いこと

 まだまだ電子申請できない書類があること
たとえば、夫が働いていて妻が専業主婦の場合、紙ベースでは、2人分の住所変更届をひとつの書類(2枚組ですが)にまとめて提出できますが、電子申請では、夫の住所変更届しか提出できません

 添付する画像ファイルに200キロバイトの容量制限があること
ちょっと文字数が多いと、すぐに200キロバイトを超えてしまうので、A4の紙をA5に縮小、更に解像度を下げて画像にすると、文字が荒れすぎて、これで証明書の役割が果たせるのだろうか、と疑問に思うことがしばしば。

 証明書等の画像ファイルが年金事務所へ申請する際はjpeg、ハローワークに申請する際はpdf。統一してくれって言いたくなります。

 算定基礎届や賞与支払届の申請には、別途総括票が必要になること
算定基礎届や賞与支払届自体は電子申請できるのに、別途総括票を郵送するか画像ファィルをわざわざ作って添付しなければなりません。どうして、総括票を無くせないか、無くせないなら総括票自体を電子申請させてくれって言いたくなります。

 電子申請のサイトがものすごく重いこと
電子申請は、e-Gov電子申請の総合窓口から電子公文書としての離職票等の取得を行いますが、強固なセキュリティの為か、ものすごく遅い!!いくつもの電子公文書を取得するときなど、時間がどんどん過ぎていき、こんなに時間がかかるのなら郵送で手続きした方がよほど良かったと思うこともしばしば。

 送信番号と到達番号だらけで混乱すること
ひとつやふたつの電子申請ならまだしも、10件以上も電子申請すると大変なことになります。電子申請の総合窓口にログインすると電子申請済みの書類がずらーっと並んで表示されますが、表示されるのは送信番号だけ!!

送信番号をクリックすると到達番号が現れ、ここで初めて申請書類の名称が表示されます。ああ、社会保険の資格取得届だな、ということまでは、わかりますが、氏名までは表示されないので、誰の手続きか、まではわかりません。

送信番号と到達番号で何年何月何日何時何分何十秒に送信したか、何年何月何日何時何分何十秒に到達したかまではわかるので、たぶんあの書類だろうと当たりをつけることはできますが・・・

電子申請した際には、くれぐれも書類名と送信番号をメモしておくように!!

 人間味のない冷たさを感じること
紙ベースの届出のときは、厚生労働省で管理している氏名と届出書類との氏名に相違があった際、年新事務所から連絡がきました。例えば、厚生労働省のデータベースに格納されているデータが「佐藤明生」だとします。これを、うっかり「佐藤明夫」で届出してしまったら、今までは、年金事務所から確認の電話がありました。

コンピューターに保存されている字と違いますけど、どちらが正しいんですか、と。

ところが、電子申請すると、わざわざコンピューターに保存されているデータを間違えた字に訂正して健康保険証を作ってくれるんですよ!

年金事務所でも、違った名前で届出されたことは百も承知なので、こんなメッセージが流れてきます。

「今まで年金手帳に記載されていた名前と新たに届出があった名前が異なっていましたが、届出の名前に訂正して処理しました」

間違えて届出する方が悪いとはいえ、なんとも冷たい対応。一言確認の電話やメールがあってもいいのに!!

e-Gov電子申請システム

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2014年01月06日 人事と法の対話

小林明


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